Bron: pixabay / Pexels

Getting Things Done: Het papieren archief

Afgelopen weekend was ik bij hoofdstuk 4 van Getting Things Done: “Beginnen”. Dat betekent dat ik mijn ‘kantoor’ moet gaan herinrichten om daadwerkelijk met GTD te beginnen. Eén van de belangrijke zaken in het kantoor is een toegankelijk archief.

Het systeem moet ‘leuk’ zijn, zodat je het geen probleem vindt om er dingen in te stoppen. En dus haalde ik dit weekend mijn talloze archiefmappen van de zolder, elk met een andere logica. Want zo eens per jaar bedenk ik een geheel nieuw archiefsysteem. In de stille hoop dat ik mijn spullen nu niet meer laat slingeren en alles meteen in mijn archief stop.

De methode van GTD (je mag het naar eigen inzicht doen, maar David Allen geeft tips) is het rangschikken op alfabetische volgorde. Zo ingewikkeld is het dus niet.

Het grote verschil met hoe ik het deed, is dat ik het nu niet meer per jaar rangschik. En ik dus voortaan niet elke keer naar de zolder moet rennen om het archief van 2011 of 2010 op te halen.

Inmiddels staat de zolder niet meer vol met papieren, maar met multomappen, archiefmappen, insteekhoezen… allemaal leeg. Allemaal gekocht in de hoop op een degelijk archief. En zie hier, nu heb ik in totaal maar zes multomappen nodig voor mijn hele archief!

Zakelijke administratie

Vooral de zakelijke administratie is erop vooruit gegaan in het nieuwe archief. Die rangschikte ik namelijk eerst per kwartaal. En dat is eigenlijk helemaal niet logisch. Want je kunt er niks terugvinden. En wat moet je anders met een archief dan dingen erin opzoeken?

Mijn zakelijke administratie is nu dus ook alfabetisch gerangschikt. Dat is niet alleen makkelijker terug te vinden, maar ook leuk om te bekijken. Je kunt bijvoorbeeld heel makkelijk bijhouden of bepaalde flexibele facturen wel omhoog gaan en je wel meer verdient. Dat is leuk om te zien als het goed gaat en belangrijk om op te merken als het niet goed gaat. De financiën zijn kortom ook nog beter te overzien.

Het was een druk weekend, maar de droom komt weer een stapje dichterbij: prettig en efficiënt werken zonder stress!

➤ Bestel: Getting Things Done – David Allen

TAGS: