Bron: pixabay / TeroVesalainen

Automatiseren: meer werk verzetten, minder denken

Ik ben een ‘luie’ werker en ik hou ervan om met zo min mogelijk denkwerk, zoveel mogelijk te doen. Daarom heb ik in de loop der jaren allemaal trucs ontwikkeld om te automatiseren. Lees mee en leer.

Wat automatiseren vooral inhoudt is, dingen die je hebt gedaan ‘hergebruiken’ en zorgen dat je snel de juiste informatie kunt vinden. Dit kun je doen aan de hand van deze dingen.

Automatiseren: vijf tips

Sjablonen | Ik maak vooral gebruik van e-mailsjablonen en html-sjablonen. Zo sla ik elke html code die ik gebruik op en zorg dat ik deze snel kan terugvinden zodra ik een nieuw artikel maak. Zo weet ik zeker dat ik geen fouten maak in de code en hoef ik zelf niet na te denken. Nadeel is wel dat je zo codes minder snel uit je hoofd leert, maar dat hoeft dus ook niet per se. E-mailsjablonen gebruik ik ook veel. Als ik ze gebruik voor mensen met wie ik regelmatig contact hebt, wissel ik ze af en toe, zodat het wat persoonlijker oogt. Klanten van de winkel krijgen vaak dezelfde mail, aangepast aan hun situatie.

‘Ik werk sneller als de stappen die ik moet nemen staan omschreven.’

Werkomschrijvingen | Ik moet verschillende dingen regelmatig doen, zoals bijvoorbeeld een artikel in onze winkel op een bepaalde manier instellen. Hiervan zet ik de stappen die ik neem in een document, zodat ik hier niet meer over hoef te denken én minder fouten maak. Ik moet zeggen dat ik ook sowieso sneller werk als de stappen die ik moet nemen staan omschreven. Dat word ik minder afgeleid, omdat ik mijn hoofd niet ‘aan het werk’ hoef te zetten. Bijvoorbeeld bij de omzetbelasting werkt dit ook goed. Ik heb zelfs hyperlinks staan onder de stappen naar de pagina’s waar ik de facturen vandaan moet halen.

Routines | Die lijkt een beetje op het vorige, maar dit is een wat uitgebreider stappenplan dat ik elke ochtend uitvoer. Dit kan ik op zich onthouden, maar toch werkt het bij mij beter als ik deze stappen voor me op papier zie. Dit scheelt afleiding en hierdoor hoef ik niet elke ochtend helemaal opnieuw te gaan bedenken wat ik vandaag eens zal doen.

Specificaties | Ik heb altijd een documentje open staan met de sjablonen, werkomschrijvingen, maar ook specificaties. Hoe groot een afbeelding moet zijn voor Historiek, welke kleurcombinaties ik gebruik op mijn blog, maar ook wat de maximale afmetingen zijn van een pakje dat nog door de brievenbus past en alle advertentietarieven. Een aantal hiervan heb ik ook uitgeprint en op mijn toetsenbord geplakt.

Snelkoppelingen/bladwijzers | Daarnaast maak ik veel gebruik van snelkoppelingen in bijvoorbeeld Google Drive. Documenten die ik vaak nodig heb zet ik in de snelkoppeling, zodat ik ze niet op hoef te zoeken in mapjes. Datzelfde geldt voor de bladwijzers die ik heb ingesteld in mijn chrome browser, waardoor ik de pagina’s die ik vaak gebruik ik één klik kan vinden.

Ter inspiratie. Ik hoop dat je er wat een hebt om nog sneller en makkelijker te werken, zodat je je hoofd kunt gebruiken bij de dingen waarvoor jouw creativiteit & slimheid echt nodig is.

Heb jij nog tips om te automatiseren?

profielHoi, ik ben Lilian, moeder en ondernemer, samen met mijn man beheer ik de populairste geschiedeniswebsite van Nederland. Omdat ik van nature een chaoot ben, heb ik in de afgelopen jaren veel kennis opgedaan over ondernemen, plannen, organiseren en hoe je hier mindful van geniet. Daarom deel ik mijn bevindingen (en struggles) graag. Lees meer...

Nieuwsbrief | Elke maand tips & inspiratie voor een simpel, efficiënt en gelukkig leven

2 reacties

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

CommentLuv badge

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.